Errores tecnológicos en eventos virtuales y cómo evitarlos
Consejos para llevar a cabo eventos virtuales sin contratiempos, siempre pensando en el usuario.

En la actualidad hemos aprendido a comunicarnos a través de canales virtuales de forma rápida y segura. Los eventos virtuales son una alternativa para mantener a las personas conectadas, difundir conocimiento o dar continuidad al curso de los negocios. Sin embargo, los eventos virtuales no están exentos de fallas, especialmente cuando ciertos aspectos técnicos no son considerados en la fase de planificación.

Es común que las personas que se unen a un evento virtual se les dificulte ingresar a la plataforma, tener inconvenientes al momento de acceder al micrófono o cámara, o bien, desconocer cómo operan los controles de mando para poner sus micrófonos en modo silencio. Es claro que muchos de estos problemas pueden evitarse fácilmente, sí se comunican previamente de forma clara y concisa a los participantes utilizando las principales herramientas de comunicación como lo son: el sitio web y los mensajes vía correo electrónico.

Basados en experiencias vividas por algunos planificadores de eventos, a continuación, se presentan consejos para evitar que estos sucedan en su próximo evento virtual.

Crear un espacio dentro de la página web del evento con información técnica

Durante el proceso de planificación de un evento, es necesario que el planificador u organizador conozca a profundidad la plataforma que está utilizando. Este conocimiento comprende los requerimientos técnicos, sus limitaciones y los manuales del usuario. Posteriormente, se deberá crear contenido explicativo acerca del funcionamiento de la plataforma, su ingreso y el manejo, todo ello descrito de forma sencilla y puntual. Esta información se debe colocar en la pagina web, así como ser transcrita y enviada vía correo electrónico al menos uno o dos días antes del inicio del evento virtual.

Es primordial recordar que los usuarios pueden utilizar diferentes navegadores (Browser) y sistemas operativos (Windows o MAC), para ello es necesario generar guías que le permitan al participante saber cómo usar sus cámaras y micrófonos, o bien como obtener permisos de uso en los distintos navegadores.

Al momento de crear la pagina web del evento, es fundamental poner a disposición del usuario un número de teléfono, un correo electrónico o un sistema de chat para que las personas puedan comunicarse con el organizador y poder resolver sus problemas prontamente. Invite a los participantes a realizar las pruebas de su equipo previo al inicio de la reunión, de esta manera podrán participar de forma oportuna y sin contratiempos.

Generar información para tu participante

Piense primero en el participante

Posiblemente en algún momento has pensado que aspectos tan básicos y sencillos como lo es conectarse e ingresar a una plataforma se vuelva tan complejo y tedioso para muchas otras personas. La respuesta es muy sencilla, primeramente, porque los participantes no están inmersos en el día a día del manejo de plataformas virtuales. Segundo, no todos aquellos que tienen dispositivos sofisticados o de última tecnología conocen a profundidad bien el equipo, la operatividad y mucho menos asuntos técnicos cómo el uso y permisos de la cámara, bocinas y micrófonos. Finalmente, existe una brecha tecnológica entre los usuarios finales producto de la diversidad de grupos generacionales que participan en las reuniones actualmente, por lo tanto, todo organizador deberá primero pensar en el usuario final y brindar información clara de modo que facilite el ingreso a la plataforma, e incluso ir más allá proveyendo detalles de sus equipos de esta forma genera conocimiento que servirá en futuras intervenciones en otros eventos.

Múltiples dispositivos

Todo administrador de eventos virtuales deberá estar preparado en el uso de una gama de dispositivos que los presentes podrían usar durante su participación la actividad, posiblemente algunas personas utilizarán un ordenador portátil con un monitor conexo de 27 pulgadas, una tableta o bien, quizás un pequeño móvil. Al tener una variedad de equipos, es necesario asegurarse que tanto el presentador y los disertantes no abarroten de texto las diapositivas. Es decir, los textos deben ser lo suficientemente grandes de modo que puedan ser leídos en cualquier dispositivo incluso hasta en los más pequeñas. Es recomendable mantener las presentaciones en formato PDF siempre disponibles para los participantes, esta es una forma que todos tengan acceso al material de reunión o el evento.

Conexión Wi-Fi

Los eventos virtuales son un medio alternativo de comunicarnos en la actualidad, sin embargo, tanto el emisor como el receptor deben contar con una conexión adecuada, para ello, el emisor debe enviar una señal clara y estable la cual puede lograr conectando su computadora a internet a través de un cable de Ethernet y de esta forma evitar el uso del Wi-Fi, ya que al haber varios dispositivos conectados podría reducir el ancho de banda.

Además, es altamente recomendable siempre contar con un computador de respaldo con todos los archivos en caso de que ocurra un imprevisto.

WI-FI

Uso de micrófonos acorde con la calidad de su evento

Ciertamente los equipos modernos (computadores de escritorio o portátiles, tabletas o teléfonos móviles) cuentan con sistemas de microfonía bastante buenos, pero no siempre resultan tener la calidad necesaria para llevar a cabo una presentación profesional. Es necesario contar con un micrófono externo que evite el ruido, que emita un sonido claro y que este a la altura de su evento. Con esto no quiero decir que debes comprar el micro más caro del mercado, tan solo es disponer de un artículo de grandes atributos, simplemente se trata de investigar y encontrar el que mejor funcione para usted. Si hay algo cierto, es que las personas desean estar presentes en una actividad donde puedan oír o comprender la información de forma clara. Los participantes pueden perdonar muchas fallas técnicas, sin embargo, nunca perdonaran el no poder escuchar.

Tenga siempre a la mano un respaldo de las presentaciones de sus disertantes u oradores

La mejor estrategia es manejar el riesgo, se sabe que la Ley de Murphy puede saltar en el instante menos esperado, entonces esta valiosa recomendación hará que estés preparado en caso de que surja un problema al momento de la transmisión en vivo. Solicite al orador o disertante una copia de su presentación en video o audio en caso de que tenga que saltar de la señal en vivo a un diferido. Este respaldo siempre debe estar al alcance del moderador o del equipo técnico para realizar la transición en el menor tiempo posible.

En resumen, es necesario llevar a cabo una planificación minuciosa, evitando que problemas sencillos se conviertan en un momento de estrés para el organizador, los disertantes y el participante mismo durante la transmisión del evento.

Siempre piensa en el usuario final, por lo tanto, este debe ser instruido para sobrellevar situaciones incomodas tales como poder conectarse al evento, saber conducir los controles de sonido y video de sus equipos y en cuales navegadores funciona mejor la plataforma que se está utilizando.

Por otra parte, el organizador debe estar preparado para enfrentar posibles inconvenientes con la transmisión, por lo tanto, si la conexión Wi-Fi le dé problemas, es mejor conectar el equipo directamente a la salida de internet por medio de un cable de Ethernet, contar con un micrófono de buena calidad que evite distorsión en la comunicación y siempre tener a la mano un respaldo de las presentaciones de los oradores o disertantes en caso de una falla técnica.

Ahora que conoces estos problemas técnicos y cómo intervenir en caso de suceso, lo mejor es llevar una buena planificación y tener presente que los mismos pueden aparecer en cualquier momento, de esta manera salvaras tu evento, será más profesional y sin contratiempos.

Si deseas ampliar más sobre el tema o conocer acerca de otros inconvenientes, solamente déjenos sus comentarios y nuestro equipo de profesionales le darán una respuesta.

ATP Meetings, Walter Méndez R.
1 diciembre, 2020
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¿Son las reuniones virtuales más baratas que las reuniones presenciales?
No siempre el costo debe ser determinado por el nivel de gasto incurrido en un evento, ve más allá de lo tangible