Las 7 reglas de etiqueta que todo profesional debe conocer para participar de una reunión virtual
Nuestro comportamiento tanto en la presencialidad como en la virtualidad debe ser profesional y observando las reglas de la etiqueta.
Cada día participamos más en interacciones virtuales ya sea por negocios, capacitación o reuniones internas de la empresa; el profesionalismo debe ser el mismo cómo cuando se asiste a una reunión presencial.

A medida que el Coronavirus (COVID-19) continúa extendiéndose, pocas industrias permanecen ilesas, y las reuniones virtuales se han convertido en una parte esencial de cómo las empresas modernas mantienen la productividad y la continuidad. Son una forma fácil y rentable de alinear varias oficinas, mantener a los empleados remotos comprometidos y trabajar con clientes y proveedores.

Si bien es probable que las reuniones virtuales hayan sido parte de su rutina diaria de trabajo durante algún tiempo, todavía es fácil ser víctima de algunas fallas importantes este tipo de reuniones. Las personas aún se encuentran aprendiendo sobre el adecuado comportamiento y la etiqueta que debe seguirse al momento de sentarse al frente de la cámara.

Para ayudarlo a mantener sus reuniones productivas y profesionales, recomendamos seguir estas siete simples reglas y consejos de etiqueta de reuniones virtuales.

1. Deja el teclado solo

Ya sea que esté tomando notas diligentemente como un empleado modelo o chateando furtivamente con su mejor amigo del trabajo, el sonido de su escritura es una distracción, además son uno de los principales distractores (porque el micrófono interno de su computadora portátil está a centímetros de su teclado), también le impide dedicar toda su atención a la reunión. Opte por unos auriculares de calidad o tome su cuaderno y bolígrafo para tomar notas de la reunión.

2. Vístase apropiadamente

Una de las ventajas de trabajar de forma remota es la libertad de usar cualquier tipo de ropa para trabajar, pero es necesario tomarse unos minutos para ponerse una camisa limpia y cepillarse el cabello. Desde luego la preparación y selección del espacio de trabajo es sumamente importante, al fin y al cabo, la productividad depende mucho de su tranquilidad y limpieza a su alrededor. ¡Recuerda! …la vestimenta incluye el uso de pantalones o falda y calzado cómodo, al fin y al cabo, estás trabajando.

A person sitting at a table

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3. Sé consciente de tu entorno

Sus compañeros de trabajo no podrán escuchar sus ideas o tomarlo en serio cuando haya un montón de ropa sucia en la esquina detrás de usted. También debes evitar parecer que trabajas desde el interior de una cueva debido a la mala iluminación.

Ajuste su posición de trabajo para que esté de cara a una ventana o esté expuesto a mucha luz. ¡Y asegúrese de que su experiencia sea profesional y que funcione adecuadamente! Esto significa, ubicarse en un espacio que le haga lucir profesional, evite ubicarse en un dormitorio, especialmente si la cama esta sin hacer, armarios abiertos donde se aprecie el desorden y mucho menos ilustraciones estampadas en las paredes.

Si bien los niños y las mascotas son adorables, pero a tus compañeros de trabajo no les encantará tener que hablar sobre un niño que grita o un perro que ladra. Entonces, tenga en cuenta el ruido y ...

4. Silencia tu micrófono cuando no estés hablando

No hay nada más frustrante que escuchar ese ruido de eco extraño proveniente de micrófonos en conflicto. ¡Salva a todos de la locura desgarradora al unirte a la reunión mientras estás en silencio!

A menos que vivas solo, tu casa probablemente sea bastante ruidosa en estos días. Silenciar su micrófono cuando no está hablando les da a otros participantes la capacidad de intervenir y compartir sus pensamientos sin distracción o frustración.

5. Habla

Cuando ingrese a una reunión pequeña (alrededor de dos a cinco personas) anúnciese cuando se una. Puede ser incómodo escuchar el sonido de "alguien recién unido" seguido de silencio. Cuando saltes a la reunión, preséntate y saluda, solo asegúrate de no interrumpir a alguien a mitad de la oración.

6. Los alimentos no se permiten.

Intente comer un refrigerio antes de su reunión virtual. Nadie quiere verte rellenar tu cara con chips mientras discutes asuntos importantes de negocios. No solo distrae a los demás, sino que no podrá concentrarse en la tarea en cuestión porque se preocupará por dejar caer migas por todo el teclado.

7. Mantente sentado y presente

Puede ser tentador revisar su bandeja de entrada o mantener una conversación paralela durante un momento aburrido en una reunión, ¡pero no lo haga! Es posible que se pierda la información clave o la oportunidad de dar su opinión. Si está utilizando su cámara web, use un lenguaje corporal atento: siéntese derecho, no haga grandes movimientos extraños y no deje que sus ojos vaguen demasiado.

La reunion virtual es un medio el cual permite mantener conectadas las personas, sin embargo, igual que sucede en las reuniones presenciales, estas requieren cumplir con reglas de etiqueta de modo que la convivencia en ese momento sea placentera, respetuosa y profesional.

 

ATP Meetings, Walter Méndez R.
25 julio, 2020
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