ORGANIZACIÓN PROFESIONAL DE CONGRESOS


Organización Profesional de Congresos - OPC

Más allá de la creatividad y el contenido. 
 

ATP® le ofrece la más completa gama de servicios propios de un Organizador Profesional de Congresos (OPC), desde el desarrollo de los primeros planes o del Libro de la Candidatura a través de la gestión completa, ejecución y cierre del congreso.  A lo largo de todo el proceso, uno de nuestros directores de proyecto dedicará todo el tiempo necesario para lograr un congreso exitoso.

Sin duda alguna, los congresos son los eventos donde el proceso de planificación es vital y minucioso. No importa si es pequeño o grande, de igual manera éste exigirá la previsión de cientos de detalles y un alto grado de coordinación de todo el equipo ejecutivo, así como de las diferentes comisiones, para trabajar sistemáticamente y lograr cumplir con los objetivos planteados.

ATP® cuenta con más de 30 años organizando este tipo de eventos, lo que nos permite anticipar lo que lo viene más adelante, cientos de horas proyecto y lecciones aprendidas nos permiten ofrecerle un soporte integral para ayudarle a alcanzar el éxito y que su congreso perpetué por muchos años.

Nuestros servicios van más allá de una asesoría, usted cuenta con equipo multidisciplinario que estará pendiente de cada detalle.

¿Qué podemos hacer por usted?

Logística

Logística y manejo del congreso

La atención especializada que ATP® Meetings impone a los pequeños detalles, hace la diferencia entre un congreso y un congreso excepcional.   Podemos brindarle el apoyo que necesite en todas o en cualquiera de las áreas que se mencionan a continuación.

  • Libros de candidaturas y procesos de presentación de candidaturas

  • Asesoramiento personal y conceptualización individual

  • Estudio y selección de la sede del congreso

  • Gestión de participantes

  • Gestión del procuramiento

  • Gestión de secretarías y comités de trabajo

  • Optimización del tiempo

  • Gestión de Disertantes e Invitados VIP

  • Diseño y producción de materiales

  • Administración de hospedaje “Housing Management”

  • Gestión Tecnológica (Inscripción, Acreditación, Abstracts, Audiovisuales, etc.)

  • Gestión del Recurso Humano

  • Planificación y administración de los acontecimientos especiales, incluyendo: sedes, transporte, tours, confirmación de vuelos, alimentos y bebidas

  • Seguros

  • Administración Contable-Financiera

Programa académico

Programa académico y gestión de resúmenes

En ATP ® Meetings s abemos que el factor de éxito de un congreso es contar con un programa académico con los más altos estándares de calidad tanto en contenido como en el uso del tiempo.  Contamos con las herramientas tecnológicas de última generación que permiten llevan una mejor gestión y control del programa y de los resúmenes del congreso.

Gestión del Programa Académico

  • Asesoría en Administración de Tiempos

  • Estructura y logística de agendas

  • Formulación de ejes temáticas y objetivos

  • Gestión de talleres, mesas redondas, foros, debates, conferencias

  • Atención de conferencistas e invitados VIP

  • Manejo de materiales y publicación de memorias académicas

Gestión de Resúmenes (Abstracts)

  • 100% Sistematizado

  • 100% de la gestión en línea

  • Procesos simplificados para la presentación de resúmenes, facilitando la creación del programa y su edición

  • Tanto los remitentes, revisores como administradores pueden conectarse desde cualquier parte del mundo 24/7

Gestión de Participantes

Gestión de participantes e Inscripciones

En ATP® Meetings sabemos que el segundo factor de éxito de un congreso es la correcta administración de los participantes y las inscripciones, y para ello contamos con las herramientas tecnológicas que le facilita al participante hacer su inscripción desde la comodidad de su casa u oficina, utilizando su computador o bien desde su teléfono inteligente o tableta. El centro de inscripciones es un servicio que opera las 24 horas los 7 días de la semana.

Servicio para el participante antes del Congreso

  • 100% de la gestión en línea

  • Servicio de pago por medio de tarjeta de crédito, trasferencia o depósito bancario

  • Selección de los seminarios, conferencias, o actividades sociales

  • Selección y reservación de hoteles a través del sistema

  • Micrositio informativo de consulta sobre los aspectos logísticos del evento

  • Compra anticipada en eventos de pago adicional, artículos promocionales, etc.

  • Servicio para el participante durante el Congreso

Servicio de acreditación en línea

  • Seguimiento a cambios de último momento en el programa

  • Visualización de materiales del congreso en línea

  • Completar la encuesta del congreso desde su dispositivo móvil

Servicio para el Comité Organizador del Congreso

  • Información actualizada minuto a minuto (en tiempo real) de participantes inscritos

  • Control de los ingresos

  • + de 15 reportes para su elección

  • Servicio de correo directo a cada grupo de interés del congreso

  • Administración de salas y distribución de participantes según capacidad de salones

  • Resultados de encuestas realizadas durante el proceso de inscripción para la toma de decisiones

Gestión financiera

ATP® está comprometida a utilizar los métodos más eficientes y costo-efectivos para todas las tareas.  Nuestra meta es hacer que su acontecimiento se perciba tan profesional como sea posible, mientras se conservan los recursos financieros.

ATP® ejecutará sus responsabilidades financieras de forma eficiente y costo-efectiva, acertada y de manera que permita un seguimiento claro de los gastos y de la utilidad. También proveemos al cliente un método eficaz para comparar fácilmente los estados financieros de su evento año con año.

Servicio seguro y confiable

  • Preparación del presupuesto del congreso

  • Servicio de cuenta bancaria, recepción y depósito de los ingresos

  • Servicio de pago a proveedores

  • Gestión de Flujo de Efectivo

  • Informes financieros periódicos y cierre financiero al finalizar el congreso

  • Gestión de cobro vía tarjeta de crédito