5 razones por lo que las reuniones cara a cara son más importantes de lo que pensamos!
Las reuniones en persona siguen teniendo gran importancia en nuestra era digital. La empatía, la comunicación no verbal y la afinidad nos permite crear relaciones más estrechas.

Si retrocedemos por unos segundos a la prehistoria, definitivamente en la etapa del Paleolítico donde el fuego como elemento sirvió para dar calor y luz, cocinar, hacer señales de humo y para defenderse de los animales; también, alrededor del fuego se dieron las primeras reuniones que favorecían las relaciones sociales donde se fortalecía la cohesión de grupo, la supervivencia y la seguridad de estos habitantes, además se favoreció el desarrollo del lenguaje.

Reuniones Paleolítico

Adentrándonos más hacia la era modera, podemos asegurar que las grandes invenciones como el transporte, la producción de equipos y maquinaria, los grandes acuerdos mundiales (en su inmensa variedad), las telecomunicaciones, la tecnología, entre otros, han sido producto de reuniones cara a cara entre símiles.

Es claro que uno de los grandes aportes del siglo XXI ha sido el avance y expansión de la digitalización y el control de la información a nivel global, la masificación de los dispositivos móviles, así como la explosión de las redes sociales lo que la recordará como la era donde el mundo ha tenido un mayor intercambio de información y conectividad. Adicional a estos adelantos, el año 2020 quedará en los libros de historia como el año en donde las personas han interactuado más por medidos digitales, producto de intrusión de la pandemia por coronavirus.

Lo anterior me ha llevado hacer un alto en el camino y reflexionar sobre la importancia que siguen teniendo las reuniones presenciales en la vida de las personas, quizás porque en un entorno meramente social la interacción por medio de estos dispositivos facilite la comunicación casual y de corta duración, pero no la interacción en su gran sentido de integralidad.  Según Steve Jobs, quien fuese el inventor del IPhone y además gran creyente de que las reuniones cara a cara nunca pasarían de moda, mencionó … “Existe la tentación en nuestra era de las redes pensar que las ideas se pueden desarrollar por medio de un correo o una comunicación informal mediante un “chat”.  Eso es una locura. La creatividad proviene de reuniones espontáneas, de discusiones aleatorias”.

Si bien es cierto, el hecho del confinamiento que las personas han tenido que vivir globalmente producto de la pandemia  y que hayan recurrido a medios digitales para mantenerse en contacto ya fuese por motivos de trabajo, educación o simplemente para socializar, no significa que las reuniones cara a cara estén próximas a desaparecer, simplemente han sido un medio temporal y paliativo para sobrellevar el encierro obligatorio, evitar el contagio y de alguna forma preservar la vida de las personas.

Reuniones cara a cara

Aquí hay cinco razones por las cuales la reuniones presenciales o mejor conocidas “cara a cara” son y seguirán siendo importantes en nuestras vidas.

1.      Señales no verbales

Sin duda alguna el lenguaje no verbal es quizás uno de aspectos que más influye en la comunicación entre personas.  Según Albert Mehrabian (Psicólogo, experto en mensajes verbales y no verbales) indica que “solamente el 7% de lo que comunicamos es transmitido a través de las palabras y el 93% restante es a través del lenguaje no verbal de los cuales, el 38% es transmitido con la voz, su tono y sus matices, y el 55% con el cuerpo como señales, gestos, respiración, miradas y movimientos corporales”.

En un ambiente profesional y laboral es sumamente importante que la información se pueda transmitir de forma clara y eficaz, por lo tanto, cuando estamos cara a cara podemos hacer una lectura completa de la persona a través de las señales que este emite, por ejemplo, analizar la postura que la otra persona toma según la situación como puede ser cruzar los brazos o el movimiento de sus pies; o un gesto muy común se refiere al levantamiento del entrecejo simbolizando el signo de pregunta o de admiración, o un movimiento de labios advirtiendo su deseo de hablar.

Existen algunos delatores que difícilmente se pueden observar por medio de los dispositivos y ellos son: el brillo de los ojos, en donde diferentes estudios científicos han demostrado que los ojos son un claro reflejo de las emociones.  Cuando estamos frente a una persona el solo mantener la mirada fija puede decirnos mucho de la persona, podemos percibir el estado ánimo, saber si nos dice la verdad o simplemente nos engaña o bien mostrar pena, miedo, alegría o amor.

Otro delator es el sonrojarse; si de algo no podemos escapar por ser una acción involuntaria y muchas veces no muy deseada por nosotros mismos. El hecho de sonrojarse es una repuesta normal ante una situación imprevista que nos provoca un sentimiento, en algunas ocasiones inducido por la vergüenza, porque nos hemos equivocado en algo o un simple enojo.

Si bien es cierto algunas veces el significado de una palabra se puede interpretar según el tono de la voz. En la comunicación a través de un dispositivo móvil o estático es difícil comprender el tono por las fallas y ecos que se pueden producir, mientras que en una interacción cara a cara es más fácil que fluya esa comunicación con tan solo detectar el tono que se hila en la conversación.

2.      Creación de relaciones

Para tener éxito en los negocios, en la vida profesional y personal, este depende en gran medida a la construcción de las relaciones.  Las reuniones cara a cara permiten tener una mejor y profunda idea de quien es la persona con la que estamos negociando o relacionándonos, así como opera ésta y su personalidad, tanto a nivel personal como profesional.

En muchas ocasiones el comienzo de una relación, especialmente en el área de negocios o profesional, se da a través de una comunicación por escrito o meramente por una recomendación de un tercero. Quizás compartir un correo electrónico o bien pasar más allá a través de un mensaje de texto o un tuit, estos pueden ser un indicio del inicio de una relación. Hasta aquí ya hemos hecho una idea de cómo es esa persona en forma física e ir estableciendo un patrón, pero cuando damos un paso más allá y se establece una comunicación mediante el uso de video la situación puede cambiar, ya sea en forma positiva o negativa.

En todo caso, cuando las relaciones inician por medios virtuales (online) generalmente se busca llevar esas relaciones a encuentros físicos, de hecho, las reuniones presenciales son un filtro natural muy útil para la creación de relaciones.

Otro aspecto que nos permiten las reuniones cara a cara es que al final del día hemos ido creando un conjunto de relaciones, mejor conocido como relacionamiento (Networking), es decir una cadena de relaciones de varias personas. Quién no ha estado en un evento y posiblemente la persona que estaba delante suyo en la fila para recibir la credencial, conversaron por unos instantes sobre cualquier tema y al momento del “coffee break” se vuelven a encontrar y nuevamente se saludan, en ese momento usted le presenta con otra persona con la que comparte el café, al final quedan de juntarse para el almuerzo.  Allí ya empieza una cadena que al finalizar el evento dos o tres días después es un grandioso grupo de amigos donde se inundan de abrazos, cruces de manos y hasta besos.  ¿No es grandioso el poder del Networking? Si lo es.

3.      Generador de confianza

Algunas organizaciones consideran que las reuniones en persona ya no son necesarias, pues las facilidades tecnológicas como los correos electrónicos, las redes sociales o las videoconferencias son el sustituto perfecto de los encuentros cara a cara, pues el simple y sustancial ahorro en desplazamientos, el valor del tiempo o el elevado costo que implica un viaje ya no son necesarios. Es claro que este pensamiento aplica cuando una reunión realmente no es esencial para la vida o crecimiento de su negocio, pero cuando se trata de un verdadero negocio donde se pone en juego grandes sumas de dinero, este pensamiento discrepa mucho de la realidad.

Es frecuente encontrar empresas que esconden detrás del anonimato quienes realmente son, que interés muestran hacia usted como cliente.  Quizás cuentan con una página web muy profesional o bien, con redes sociales cargadas de imágenes impecables y atractivas que te pueden seducir e inspirar a adquirir los bienes o servicios ofrecidos por ellos.

Las reuniones presenciales especialmente cuando se trata de conocer con quién se va a hacer negocios son vitales, ya que fomentan una comunicación eficaz y permiten establecer relaciones de confianza.  Generalmente las comunicaciones escritas presentan algunos problemas especialmente aquellos relacionados con la interpretación; lo mismo sucede con las comunicaciones vía telefónica, muchas veces las llamadas de negocios se enfocan más en resolver problemas de forma rápida en lugar de escuchar y compartir, sin mencionar que la persona que lee el correo o escucha la llamada tiende a distraerse en otros asuntos.

Por todo lo anterior, podemos afirmar que la comunicación cara a cara exige atención, demuestra que valoras a la otra persona y, lo más importante, inspira confianza.   

4.      Compromiso

El compromiso (término que se ha popularizado en español como “engagement”) es mucho más marcado en las reuniones cara a cara, esto por cuanto las personas se sienten más involucradas en el tema en cuestión ya que son parte de la conversación y sienten que se valora su opinión.

Aun cuando el asistente a un evento ya sea una reunión o congreso traiga consigo elementos distractores como lo es su dispositivo móvil, las personas tienden estar más atentas en una reunión presencial que cuando se hallan en un encuentro virtual.  La distracción es común entre todos nosotros, cualquier movimiento o hasta un elemento fijo en una sala puede ser objeto para no prestar atención, sin embargo, la tecnología móvil es quizás el mayor distractor de la era moderna.

Es común observar como en una mesa las personas están atentas a los sonidos o efectos luminosos que producen sus dispositivos, sin embargo, actúan con disimulo o se escusan con los presentes para poder atender una llamada o un chat.  En algunas ocasiones otro miembro de la mesa aumenta su tono de voz para ser atendido por aquella persona que no le está prestando la atención debida.

A medida que la tecnología avanza, en muchas de las reuniones presenciales a las que asistimos, los organizadores de eventos sacan provecho de los dispositivos móviles realizando actividades como efectuar preguntas en vivo utilizando sus equipos, hacer votaciones en directo o implementar una aplicación del evento o reunión que le permite valorar al conferencista, comunicarse con otros asistentes o subir una foto de la conferencia en la que participa.

5.      Diversidad cultural

Sin duda alguna el efecto cultural en las reuniones es un asunto que debe tomarse muy en cuenta, por ejemplo, el número de asistentes, los gestos, los movimientos corporales, los sonidos, el acercamiento, el valor del tiempo, entre otros.  En las reuniones cara a cara establecer negocios o relaciones interpersonales con personas de otras culturas requieren tratarse con sumo respeto, especialmente si se participa en el país de origen de la reunión o encuentro.  Por ejemplo, para algunas culturas el llegar tarde a una cita no tiene ningún efecto o al menos se suele disculpar, pero para otras culturas resulta ser hasta ofensivo y generar poca o nada de confianza de los anfitriones.

El acercamiento o contactos corporales pueden resultar muy desagradables en algunas culturas donde la distancia es símbolo de respecto, mientras que, en otros es común y denota que la relación está adquiriendo un grado más de confianza.

Los gestos que hacemos algunas veces de forma consiente como inconsciente, tales como tocarse la cabeza, acomodar el cabello, tocar la nariz, hurgarse entre los dientes, rascarse, jugar con la cuchara del café, hacer ruidos extraños con las manos o la boca, señalar con el dedo, movimientos bruscos con las manos, entre otros, pueden generar una mala impresión de la persona.

La parte positiva de las reuniones cara a cara es que nos permite conocer de forma más cercana el comportamiento o las formas de actuar de las personas que pertenecen a otros grupos culturales, especialmente si antes de llegar a la reunión usted investiga acerca de las diferencias culturales existentes entre su país y las otras naciones.

Reuniones presenciales

A manera de resumen, podemos concluir que las circunstancias por las que estamos atravesando en la actualidad nos inducen a comunicarnos por medios electrónicos.  El efecto de la pandemia aceleró la comunicación virtual y aunque la tecnología llegó para quedarse y el avance de la era digital sin duda ha cambiado la forma en que nos comunicamos tanto a nivel profesional como laboral y personal, siempre habrá espacio para el toque personal.

Las reuniones cara a cara permiten que las personas actúen de forma más libre entre sí, éstas pueden expresarse mediante el uso del lenguaje corporal, los gestos y las palabras, todas ellas formando un conjunto para transmitir un mensaje.

Las relaciones personales con sus símiles a través de reuniones cara a cara son vitales para generar confianza, aspecto que todavía estamos muy lejos de alcanzar a través de la virtualidad.

Las reuniones presenciales sin duda tienen un componente de costo económico mucho más alto, sí las comparamos con las reuniones virtuales.  En las reuniones cara a cara es más probable que ocurran menos distracciones por cuestiones personales y laborales, es decir existe un mayor compromiso por parte de las personas hacia los disertantes, y en momentos de relacionamiento hay un mayor interés por interactuar y aumentar su red de contactos.

Finalmente, a nivel de negocios el encuentro cara a cara hará crecer sus organizaciones, siempre vale la pena el tiempo y la inversión para llegar a la cima; y en lo personal, las reuniones cara a cara siempre serán el refugio y acomodo de grupos iguales.

ATP Meetings, Walter Méndez R.
5 septiembre, 2020
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