Los 6 errores más comunes de los eventos digitales
Cómo evitar acabar con una presentación virtual

En los últimos meses, la forma en que nos conectamos con los demás se ha modificado significativamente. Las diferencias pueden volverse aún más significativas cuando debemos dirigirnos a una gran audiencia de manera remota, con el disertante y cada participante en su propio espacio físico. Una presentación que puede haber tenido éxito en eventos anteriores cara a cara puede fracasar completamente cuando este se lleva a cabo en una plataforma digital.

No caiga en la trampa de creer que usted o sus oradores pueden hacer las mismas presentaciones desde sus oficinas remotas. A continuación encontrará seis acciones comunes que se deben evitar:

Deja de lado las otras aplicaciones que distraen

Es común observar al presentador o a los disertantes distraerse de sus presentaciones, esto debido a que en cualquier momento aparece un “pop up” con alguna advertencia o simplemente una alarma en sus otros dispositivos se enciende, lo que nos puede desviar fácilmente del hilo de la presentación. Recuerde que incluso en un evento digital, el contacto visual es clave. Para ello, considere tomar una nota “Post-It” o un trozo de papel con cinta adhesiva y dibujar una flecha grande y en negrita, pegándola justo al lado de la cámara de su computadora, con la flecha apuntando hacia la cámara. Esto actuará como un recordatorio suave para mirar dentro de la pequeña lente en la parte superior de la pantalla; cuando mires la flecha, a tu público le parecerá que los estás mirando directamente, haciendo una diferencia real y construyendo una conexión incluso si están a cientos o miles de millas de distancia. ¡Y recuerda!, es importante antes del inicio de la presentación desactivar o colocar en modo de silencio los otros dispositivos para evitar el sobresalto o distracción durante los minutos de la charla.

Sobrecargar el texto

Tenga cuidado con la "muerte por PowerPoint", con diapositivas tan llenas de texto que la audiencia apenas puede leerlas. No espere que sus imágenes le brinden toda la información. Recuerde que sus diapositivas son un apoyo para usted como presentador y debe ser el punto focal que transmite ese mensaje. Saque los puntos clave de su plataforma de presentación. Incluya los aspectos más destacados y las estadísticas clave, un número o porcentaje, y combínelos con algunas imágenes sólidas que los espectadores recordarán. Tenga en cuenta que muchas personas sintonizan transmisiones web en sus teléfonos, las imágenes más simples serán mucho más fáciles de ver para ellos.

Sobrecargar el texto

Efecto del retraso

Es frecuente las interrupciones entre el presentador y el disertante, lo cual puede generar cierta ansiedad entre el público, esto debido al “delay” o retraso que se produce en las comunicaciones digitales.  Algunos presentadores se les olvida que la comunicación a través de medios digitales es más lenta, actúan como si estuviesen en un escenario en vivo.  Es importante tener siempre presente antes de hacer una interrupción, que debe existir una señal o advertir a la contraparte que se va a interrumpir dejando unos segundos de espacio para que la otra persona se percate y se aliste a hacer una pausa y recibir el comentario o la pregunta.  

Regala el final

Como una buena historia, una presentación debe mantener a la audiencia curiosa sobre lo que vendrá después. Por lo tanto, no queremos revelar toda nuestra información ni en nuestra descripción ni en nuestras diapositivas donde la gente pueda leer con anticipación. Por ejemplo, si vas a presentar una lista de consejos (¡como éstos!), revela cada uno a la vez. Eso tiene el beneficio adicional de ralentizarlo para que pueda tomar un respiro y controlar su ritmo, mientras enfatiza puntos específicos y crea una mayor expectativa, es decir, antes de que se revele el siguiente elemento de la lista.

Esconderse bajo las sombras

La iluminación es muy importante para mantener a su audiencia conectada. Asegúrese de estar ubicado junto a una buena fuente de luz: una ventana, un foco o una lámpara de escritorio. Si está demasiado oscuro, todo el aspecto visual será plano y siniestro. Usted quiere ser una fuente de calidez y disfrute para su audiencia, y eso incluye asegurarte de que puedan verte con claridad.

Fuera la improvisación

Si quieres sobresalir haciendo una presentación, practica. Busca a un colega o amigo, enséñale y pídele que te dé recomendaciones sobre lo que puedes mejorar. Grábate y revisa lo que podría haber salido mejor. A manera de ejemplo, si estás corriendo una maratón de 10 kilómetros, no puedes correrla sin previo entrenamiento, debes practicar en los meses previos y antes de la carrera haces un estiramiento y un calentamiento. Lo mismo ocurre con las presentaciones.  Si va a existir interacción con tu presentador o entre panelistas debe existir al menos una práctica previa, establecer ciertas señales que permitirán conocer cómo y cuándo tomar la palabra.

En resumen, las circunstancias y la nueva era digital trajeron consigo un aumento en las presentaciones vía web (video conferencias, conversatorios, webinar, cursos en línea, etc.), de hecho, se han puesto en boga y ahora recibes cientos de invitaciones que ya no sabes de donde escoger.  Es claro que en algunas ocasiones no pasan de ser un simple intento, pues tanto la calidad de su contenido como la de sus presentadores y disertantes distan mucho del ámbito profesional y pasan a ser una simple conversación de amigos.  Debemos comprender que el tiempo de las personas sigue siendo un aspecto importante, así como en los eventos cara a cara debemos ser sumamente cuidadosos, lo mismo aplica a los eventos virtuales, los cuales presentan desafíos como lo es la interacción, iluminación, la calidad de las presentaciones, pero sobre todo, de la improvisación.

ATP Meetings, Walter Méndez R.
28 septiembre, 2020
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