Últimamente hemos escuchado a algunas personas decir “…Las reuniones virtuales son más baratas”, “…en las reuniones virtuales no se incurre en gastos innecesarios”, “…tengo más participantes en mis reuniones virtuales”, “…definitivamente organizaré solo reuniones virtuales”. Estas son algunas de las expresiones que se escuchan a diario para tomar la decisión de organizar una reunión en sus organizaciones. Pero... serán estas afirmaciones tan ciertas como se mencionan.
Nos hemos dado a la tarea de realizar una serie de sondeos, tanto en grupos de organizadores de reuniones y eventos a lo interno de las organizaciones, así como en participantes, y se ha encontrado que no siempre el costo debería ser el principal aspecto por considerar, porque el término "barato" es extremadamente relativo.
Empecemos con una visión a lo interno de las organizaciones. Por ejemplo, las empresas que mantiene operaciones en diferentes localidades o países y con gran cantidad de colaboradores que deben estar en constante comunicación, la vía más rápida y económica es sin duda alguna la virtualidad, de hecho, grandes conglomerados corporativos han usado la teleconferencia y la videoconferencia desde hace muchos años, es decir, no es nada novedoso dentro su entorno. Alcanzar esa madurez en la forma de comunicarse virtualmente implicó para estas instituciones invertir en equipos y redes, que a lo largo del tiempo esa inversión fue compensada por la reducción de gastos relacionados con los viajes y desplazamiento de sus funcionarios.
Sin embargo, en la mayoría de estas empresas están conscientes que existen áreas internas donde las reuniones virtuales del todo no son una elección, por ejemplo, aquellas dependencias que requieren estar en el campo, tales como la legal, ingeniería, operacionales y en algunos casos específicos el área de ventas. Aquí, comenzamos a comprender la relatividad del término barato, pues la presencialidad va a significar posiblemente la opción más barata a la resolución de problemas técnicos, administrativos o legales, o el incremento económico de sus negocios.
Por otra parte, el sondeo incluyó conocer la opinión de directores de asociaciones. Dentro de los principales hallazgos se observó que las reuniones propias de la Junta Directiva y que están relacionadas con la toma de decisiones y acuerdos han disminuido el ausentismo y han obtenido ahorros ya que evitaron gastos como alimentación, renta de salones y alquiler de equipos audiovisuales.
Ahora bien, el panorama cambia al momento de realizar una asamblea general, quizás por su complejidad, iniciando por el proceso de convocatoria, seguido por la participación e intervención de asambleístas durante el evento y finalmente la votación de los acuerdos tomados propiamente en la reunión, esto aunado a las legislaciones de los países que permiten o validan las asambleas virtuales.
Cuando se trata de congresos, ferias o exposiciones que organizan las asociaciones, el termino barato se vuelve complicado de resolver, sí tomamos en cuenta algunos indicadores como el retorno de la inversión, el social, el intelectual, entre otras mediciones que deben ser calculadas a lo largo del tiempo. A pesar de que este tipo de eventos virtuales tiene un costo de realización relativamente bajo, se requiere de igual forma de financiamiento producto de la venta de stands, patrocinios, valor de la inscripción, etcétera; y según las fuentes entrevistadas, indican que la caída de sus ingresos ha sido enorme, situación que ha afectado el rendimiento económico de la asociación para su estabilidad en el futuro próximo.
Es claro que las nuevas aplicaciones o estructuras tecnológicas disponibles en el mercado pueden brindar plataformas robustas en la que se consigue llevar a cabo eventos que mejoran el conocimiento y actualización profesional de sus asociados a un precio relativamente bajo, pero lo cierto del caso, es que para el patrocinador el costo de participar en eventos virtuales se puede volver más caro o bien significar una tasa de retorno de su inversión desalentadora, esto por cuanto el principal interés es el estar en contacto físico con los posibles prospectos y clientes actuales, exponer su marca de manera constante en espacios donde las personas se reúnen dos o más días, siendo estas u otras razones que hacen que las corporaciones inviertan en este tipo actividades.
Ahora bien, que piensan propiamente los participantes, siendo ellos la razón de ser de los eventos y quiénes realmente nos deben importar. Del sondeo realizado, casi el 60% prefieren participar en eventos presenciales porque pueden estar en contacto con sus similares, la conversación cara a cara les hace sentir con más confianza hacia las otras personas y encuentran el lugar perfecto para establecer relaciones de negocios o profesionales. En el caso de las ferias y exposiciones hay una mayor probabilidad de cerrar un negocio en sitio, ya que el visitante puede probar o palpar el producto al instante, o en el tema de los servicios conocer al representante físicamente y a través de la empatía y el relacionamiento tomar la decisión de adquirir el servicio.
En el caso de las reuniones virtuales el panorama es realmente variable, expresiones como “…Las reuniones virtuales son aburridas y solo unos pocos hablan”, “…yo estoy físicamente presente pero mi mente está en otra cosa”, “…yo coloco mi foto para que no me vean la cara”, “…Son una pérdida de tiempo” y “…hay tantas reuniones virtuales que no sé cuál elegir”. O la contraparte que opina; “…por suerte no tuve que movilizarme, estoy más tranquilo (a) en casa o en la oficina”, “…he aprendido mucho, los disertantes provenían de diferentes países, no tuve que pagar para viajar a conocerlos”. Si bien es cierto, las nuevas plataformas permiten una mayor asistencia, la gamificación virtual atraen adeptos y hace más agradable la permanencia e interacción dentro de la reunión, también los problemas asociados con la estabilidad de la comunicación, los retrasos o “delays”, la duración del evento y la participación hacen que una reunión de vuelva costosa, y no precisamente para el que la organiza, sino hacia el que participa.
A manera de conclusión y volviendo a la pregunta que abrió el tema, las reuniones virtuales puedes ser tan caras como una reunión presencial (mejor conocidas por el anglicismo “Face to Face” o su acrónimo F2F) dependiendo desde el punto que se mire. Desde la perspectiva del organizador es claro que en términos económicos este tipo de reunión es más rentable y los ahorros van a ser fácilmente expresados en su próximo reporte; sin embargo; para otras organizaciones el costo puede ser muy alto, ya que el éxito de su evento va a depender de terceros como lo son los patrocinadores.
El costo del evento virtual va a depender en gran medida de tres elementos: a) el número de participantes, es decir aquellos eventos con un número reducido de asistentes se resuelven muy bien con plataformas gratuitas o con costos muy bajos por el servicio. b) el objetivo que se persigue. Algunos organizadores de eventos o reuniones virtuales carecen de un objetivo o al menos no se tiene claro los resultados que se desean obtener. c) cuán tecnológico desea el evento o reunión. Algunas organizadores internos anhelan realmente un fascinante parque de atracciones en su evento virtual, pero esa atracción al mejor estilo de Disney o una producción al estilo de Hollywood en realidad es costosa, especialmente cuando hay que interconectar diferentes locaciones, generar un despliegue de cámaras y equipos, incluso diseñar escenografías tipo estudio de TV y mantener una transmisión estable, no solo requiere de recursos, sino de tiempo para su creación, elaborar contenidos atractivos, libretos sincronizados, presentadores experimentados y una planificación exhaustiva.
Antes de tomar la decisión de llevar a cabo un evento virtual es necesario observar sus necesidades y la de sus participantes. No se precipite, salga al aire con un evento programado y desecha la opción de improvisar. Recuerda, el costo de un evento no necesariamente debe ser determinado por gasto que usted realice para salir por la pantalla, en realidad es el costo del tiempo del participante que está al otro lado y eligió estar presente en su actividad.
Walter Méndez R. es Director General de ATP® Meetings, una empresa especializada en la Gestión Profesional de Congresos y Reuniones – Event Project Management Co. -, además de ser consultar internacional, conferencista y escritor de artículos relacionados con la industria de las reuniones, proyectos, mercadeo y comunicación.