De la virtualidad a la presencialidad: ¿Cómo motivar a su a audiencia para regresar a los eventos en persona?
El mundo se prepara para regresar a las reuniones presenciales, desde formatos híbridos hasta eventos totalmente presenciales. Aquí les dejo algunos consejos para lograr que su audiencia opte por reunirse cara a cara.

Posiblemente retomar los eventos totalmente presenciales va a tomar un tiempo prudencial, quizás porque las empresas o instituciones no desean exponer a sus funcionarios, o bien porque aun existen personas que tienen algún grado de temor de regresar a la presencialidad.

Lo primero que hemos analizado es el retorno de las personas a sus oficinas.  Cada vez más empresas están promoviendo el regreso de sus colaboradores a las oficinas. Si bien es cierto, algunas están considerando reducir sus espacios físicos por un tema de ahorro de costos, proponiendo que una parte de sus funcionarios se mantengan en teletrabajo y algunos pocos en el sitio; otras organizaciones piensan en el regreso total de su personal a las instalaciones.

El segundo aspecto evaluado son los viajes de negocios. Los viajes de negocios están retornando de forma conservadora; quizás los viajes se lleven a cabo a nivel nacional o regional, algunos vía terrestre y otros vía aérea, según la disponibilidad de vuelos.  A lo mejor los viajes internacionales llevarán un poco más de tiempo en su restablecimiento, ya que estos dependen de factores externos como lo pueden ser: requisitos de entrada, alternativas de vuelos, oferta hotelera, entre otros.

Finalmente se analizaron los tipos de participantes en los eventos. Después de dejar atrás la virtualidad, las personas se preparan para regresar a los eventos presenciales; sin embargo, se han identificado cuatro tipos de audiencia con las que se deben de trabajar y ofrecer su reincorporación a los eventos presenciales de forma segura, entre ellas: los entusiastas, los indecisos, los reacios y los que no participan.

El Entusiasta: Hay que brindarle información sobre cómo justificar el viaje

Los entusiastas no necesitan ser convencidos. Estas son personas que necesitan de su evento para que su carrera sea exitosa, ya sea vendiendo, presentando o haciendo “Networking”. Quieren ver a sus amigos, añoran socializar y están listos para todas las actividades que les puedas ofrecer. Necesitan saber que obtendrán todas las cosas que se perdieron y que será incluso mejor que antes. Bríndeles información sobre cómo justificar el viaje. Los presupuestos de viaje seguirán siendo conservadores y es posible que necesiten algo de respaldo en la propuesta de valor para defender su asistencia.

El Indeciso:  Hay que brindarle información de una manera simple y ágil

Los indecisos están dispuestos, pero todo es un poco abrumador. No están seguros de las nuevas reglas, están oxidados al empacar y pueden estar nerviosos por los eventos en persona. Necesitan un empujón extra para llegar allí. Debes comprender realmente el "por qué" de su llegada y asegurarte de comunicarles que tu evento satisfará esas necesidades. Bríndeles información sobre viajes de una manera simple y ágil. Es preferible el uso de las infografías y las listas de verificación en lugar de párrafos llenos de información, y asegúrese de que sepan que también se divertirán.

El Reacio: necesita comprender claramente que solo en persona satisfarán sus necesidades

Los reacios son las personas que vendrán físicamente, pero realmente no quieren hacerlo. Estos son los introvertidos que están saliendo de un año en el que todo fue diseñado para sus necesidades de cambio, y pueden estar un poco malhumorados por regresar al mundo diseñado para extrovertidos. Vienen porque tienen que hacerlo, pero no tiene por qué gustarles. Este es el grupo más difícil de alcanzar porque primero optarán por la opción digital, si satisface sus necesidades. Al diseñar sus componentes digitales, asegúrese de pensar en sus políticas y en la agenda. Este grupo apreciará los mensajes sencillos y la información de propuestas de valor. Necesitarán comprender claramente que solo la experiencia en persona satisfará sus necesidades antes de registrarse.

Los que no participan en persona: aproveche sus nuevos componentes digitales para involucrarlos

Los “Yo no asisto” nunca vendrán en persona a su evento, tampoco iban a participar antes de la pandemia. El tiempo fuera de la oficina o lejos de la familia, combinado con costos más altos y quizás simplemente no gustarle los eventos en general, son los factores de decisión contra los que su evento está compitiendo. Pero ahora tiene una nueva oportunidad de involucrarlos digitalmente. Quizás pueda aprovechar las nuevas herramientas y habilidades en la producción de eventos digitales para encontrarlas donde están. Solo recuerde que el trabajo de un organizador de eventos digitales es muy diferente al de administrar reuniones cara a cara. Este grupo no espera una réplica de la experiencia en persona. En cambio, quieren el contenido de una manera que sea muy conveniente y a un precio razonable.

Hoy más que nunca, debemos recordar que diseñar y comercializar nuestros eventos debe ser para múltiples audiencias y no un enfoque único. Necesitamos considerar y comunicar opciones flexibles. Poner a la audiencia como punto central durante la planeación siempre le conducirá al éxito de su evento.


Walter Méndez R. es Director General de ATP® Meetings, una empresa especializada en la Gestión Profesional de Congresos y Reuniones – Event Project Management Co. -, además de ser consultor internacional, conferencista y escritor de artículos relacionados con la industria de las reuniones, gestión de proyectos, mercadeo y comunicación. 

ATP Meetings, Walter Méndez R. 19 julio, 2021
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