¡Eventos presenciales o virtuales! ¿Cuál debo escoger?

Quizás has escuchado que los eventos virtuales serán la forma de reunirse en el futuro. Si, posiblemente lo serán, ya que estos ofrecen muchas ventajas sobre los eventos presenciales tradicionales.


En los últimos años la forma de reunirse ha variado producto de la situación sanitaria que vivió el mundo, lo que estimuló que muchas empresas llevaran a cabo encuentros de forma virtual, utilizando aplicaciones tecnológicas para mantener la operatividad y continuidad de sus organizaciones.

Sin embargo, para un sinnúmero de empresas los eventos presenciales siguen siendo la mejor opción, especialmente porque muchos de los participantes anhelan los eventos en persona por los beneficios sociales que estos tienen sobre los individuos.

¿Cuál es la diferencia entre los eventos presenciales y los virtuales?

Los eventos en vivo o presenciales son aquellos que tienen lugar en un espacio físico o una sala, estos son más personales ya que los asistentes pueden interactuar entre si cara a cara, además permiten crear comunidades más comprometidas y solidarias. Los eventos en vivo son difíciles de replicar en línea, ya que durante la interacción existe un componente esencial que es el lenguaje corporal, lo cual forma el 70% del proceso de comunicación, mismo que difícilmente se pueda materializar en una pantalla.

Los eventos virtuales se llevan a cabo en línea, sin importar en el lugar que la persona se encuentre, para participar solamente deberá de contar con el equipo óptimo, una conexión a internet y el tiempo para integrarse al grupo. Los eventos virtuales tienen sus ventajas, una de ellas es el ahorro de dinero que tienen las personas y las organizaciones en materia de desplazamientos, además este tipo de formato permite reunir a un mayor número de asistentes provenientes de cualquier parte del mundo.

¿Qué papel juegan los eventos híbridos?

Los eventos híbridos son una tercera opción que nacen de la combinación de eventos presenciales y virtuales. En un evento híbrido se conjugan elementos de ambos, por ejemplo, el número de participantes se puede distribuir en un 50% presenciales y otro 50% en forma virtual. Según el Blog Markletic, el 63% de las empresas con 2000-5000 empleados incluyeron eventos híbridos en su cartera de eventos corporativos durante el año 2021.

Eventos virtuales

Ahora que ya conoces las diferencias entre los eventos presenciales, virtuales o incluso híbridos, te ayudaremos para saber por cuál de los tres tipos de eventos puedes elegir.

5 cosas que debes considerar para poder elegir entre eventos presenciales, virtuales o híbridos

#1. Objetivo:

El punto de partida antes de elegir el formato de tu evento es conocer claramente… ¿qué quieres lograr con tu evento? Si el objetivo es tener una amplia participación con asistentes provenientes de muchos lugares y con una experiencia más interactiva, definitivamente el evento virtual es tu mejor opción. Ahora bien, si tu objetivo es que las personas conecten de forma directa y más íntima y que les permita mantener conversaciones con otras personas que podrían conducir a establecer contactos, negocios o cualquier otro tipo de colaboraciones, en definitiva, el evento presencial es la mejor alternativa. Si el evento es mas de tipo educativo o que pretende transmitir conocimiento, el evento hibrido te permite reunir tanto a personas en forma física como por medio de la pantalla e interactuar y adquirir nuevos conocimientos.

#2.  Asistentes:

Los asistentes son la razón de ser de cualquier evento, sin ellos no existe evento. Antes de tomar tu decisión, tómese el tiempo necesario para evaluar el tipo de publico al que te vas a dirigir. Por ejemplo, la edad, la localización, las habilidades técnicas y las preferencias juegan un papel muy importante para decidir si el evento se lleva a cabo de forma presencial, virtual o híbrida.

Para una audiencia más joven quizás el evento virtual puede ser la mejor alternativa, primero porque es una audiencia que no tiene limitaciones en el uso de la tecnología y están muy familiarizados con la interfaz de las plataformas virtuales. Además, este grupo está acostumbrado a interactuar y hacer preguntas entre sí ante una cámara, esto es clave cuando se interactúa con un grupo demográfico más joven.

Por otro lado, si el publico objetivo es de mayor edad o de diferentes orígenes sociales o culturales, el evento presencial puede funcionar mejor, probablemente porque este grupo tiene ciertas preferencias personales para reunirse y compartir físicamente. Ahora, si los asistentes lo que buscan es generar negocios, establecer redes de contactos o integrarse a comunidades profesionales o especializadas no hay duda de que este público busca reunirse de forma presencial.

En el caso de los eventos híbridos, el público objetivo debe ser seleccionado cuidadosamente, ya que, al existir una combinación de personas con diferencia de edades y habilidades e incluso mezcla de culturas, las actividades y contenidos requieren de un planeamiento que permita integrar los diferentes públicos y de esta forma alcanzar la satisfacción de todos los participantes.

Participantes en eventos

#3. Presupuesto:

Mucho se ha dicho que los eventos virtuales son baratos, pero, esta afirmación es relativa, ya que el costo de un evento virtual puede ser tan alto como una producción de un anuncio de televisión. Es cierto que los eventos en vivo tienden a volverse más costosos muy rápidamente. Hay que tener en cuenta que cada vez más las empresas se ven obligadas a reducir sus presupuestos, siendo uno de los rubros más afectados los destinados a reuniones o eventos.

Al momento de realizar un evento presencial se deben considerar costos como lo son la renta del espacio, la alimentación, el equipo, los viajes y el alojamiento; mientras que en un evento virtual los costos se concentran más en aspectos tecnológicos y estos se pueden ajustar según las necesidades de la organización, permitiendo tener un mayor número de participantes.

Los eventos virtuales complejos que conllevan una producción sofisticada al mejor estilo televisivo pueden resultar más caros que un evento presencial, pues para llegar a este punto se va a requerir no solo de streaming y una transmisión de alta calidad, sino contar con una buena cantidad de equipos y profesionales altamente especializados como lo pueden ser directores, camarógrafos, sonidistas, luminotécnicos, conductores, diseñadores gráficos, entre otros.

Algunas personas piensan que los eventos híbridos por ser una combinación de los formatos presencial y virtual resultan igual de caros que los presenciales, pero lo cierto del caso, es que la realización de estos eventos se puede optimizar mediante técnicas de presupuestación que permiten tener un evento costo-efectivo.

#4. Tiempo:

Cuando se trata de organizar un evento, el tiempo es el factor más importante con el que juega un organizador, por lo tanto, los eventos virtuales de baja complejidad requieren de un tiempo menor de producción en contraposición con los eventos presenciales, ya que este último requiere buscar el espacio o la sede del evento, planificar el desplazamiento de disertantes o especialistas, gestionar los traslados y la acomodación de los invitados, programar la alimentación, entre otros. Los eventos híbridos también requieren de tiempo, ya que estos siguen los mismos procesos que un evento presencial.

El tiempo promedio para la planificación y ejecución de un evento presencial es de al menos 18 meses, mientras que los eventos virtuales de baja complejidad requieren entre 3 y 6 meses; sin embargo, un evento virtual de alta complejidad puede requerir entre 6 y 12 meses de preparación.

Si bien es cierto, la tendencia cada vez más es la prontitud e inmediatez en la realización de los eventos, pero nuestro consejo para alcanzar el éxito independientemente del tipo de evento, es planificar estos con suficiente tiempo, de esta manera se reduce el riesgo y el costo no se verá tan afectado, ya que a menor tiempo de preparación se va requerir más recursos para cumplir con los plazos de entrega, además, la calidad del evento se verá reflejada ya que se podrá planificar sin dejar nada al azar.

#5. Medición o KPI:

Al momento de elegir el tipo de evento a llevar a cabo sea presencial, virtual o híbrido, deberás comprender cuál es el objetivo, a partir de allí se deberán seleccionar los diferentes instrumentos que te permitirán no solo medir el éxito del evento, sino el camino a seguir en los procesos de planeación y ejecución.

Posiblemente te interesa conocer la tasa de asistencia, o el número de participantes que asisten al evento por segunda o más veces, tasa de participación, datos socioeconómicos, tiempos de permanencia en una sala, en fin, podrían resultar unos cuantos KPI o el número necesario para obtener los resultados de lo que estas tratando medir.

Dependiendo de lo que se esté midiendo, recopilar estas métricas puede requerir diferentes técnicas. Por ejemplo, si está organizando un evento en vivo, puede usar encuestas o solicitar comentarios de los asistentes. Por otro lado, si está organizando un evento virtual, puede usar herramientas de análisis para ayudar a medir el compromiso y la adopción de aplicaciones de eventos.

En un evento híbrido, obtienes lo mejor de ambos mundos. Al usar una aplicación de eventos en su evento en vivo, por ejemplo, puede obtener todo tipo de estadísticas que no obtendría de un evento en vivo sin tecnología.

Recuerde que definir claramente y monitorear cuidadosamente sus KPI es esencial para comprender qué tan exitoso fue su evento. ¡Y te ayuda a decidir entre eventos en vivo o virtuales o híbridos en el futuro!


Walter Méndez R. es Director General de ATP® Meetings, una empresa especializada en la Gestión Profesional de Congresos y Reuniones – Event Project Management Co. -, además de ser consultor internacional, conferencista y escritor de artículos relacionados con la industria de las reuniones, gestión de proyectos, mercadeo y comunicación. 



ATP Meetings, Walter Méndez R. 13 de enero de 2023
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