Descubre cómo la inteligencia artificial está transformando la experiencia de las reuniones cara a cara y redefiniendo el papel esencial de aquellos que dan vida a eventos memorables.
En un mundo cada vez más inmerso en la revolución tecnológica, el 2023 se destacó como el año en que la Inteligencia Artificial (IA) trascendió las fronteras de la mera innovación para convertirse en un elemento transformador de la experiencia humana. Entre el maremágnum de software y aplicaciones que emergieron destinados a "suplir los vacíos que el humano quizás no puede resolver", la influencia de la IA se ha infiltrado sigilosamente en aspectos cruciales de nuestras vidas cotidianas. Sin embargo, en medio de esta vorágine de cambios, hay un ámbito en particular que ha experimentado una metamorfosis silenciosa pero significativa: las reuniones presenciales. Más allá de la retórica común, es hora de explorar a fondo el impacto tangible que la IA ha tenido en la dinámica de las reuniones cara a cara y cómo ha redefinido el papel fundamental de aquellos encargados de organizar estos eventos.
Las reuniones, son encuentros donde dos o más personas se congregan para abordar diversos temas, estas varían según su escala que pueden ser desde encuentros de amigos hasta grandes eventos a nivel global y que reúnen a miles de personas. Las reuniones pueden adoptar formas presenciales, virtuales o híbridas, y su propósito subyace en cada interacción. Enfocándonos en este contexto, exploraremos las dinámicas específicas de las reuniones presenciales para una comprensión más detallada del tema.
Revelaciones impactantes sobre los beneficios y desafíos de IA.
La irrupción de la Inteligencia Artificial ha inyectado eficiencia en la organización y ejecución de eventos, optimizando procesos para participantes y organizadores. Desde la automatización de tareas administrativas hasta la transcripción automática de conversaciones y el análisis de datos en tiempo real generados durante una reunión. Sin embargo, la IA encuentra sus límites en la humanización de ciertos aspectos de las reuniones. En eventos de gran envergadura, donde la interacción humana es esencial, la tecnología aún no puede suplir completamente los matices y la complejidad de las interacciones humanas, subrayando la importancia de equilibrar la eficiencia tecnológica con la autenticidad de las conexiones humanas.
En la actualidad, disponemos de aplicaciones avanzadas que no solo facilitan el reconocimiento facial y de voz, sino que también incorporan inteligencia artificial capaz de analizar emociones, evaluar el lenguaje corporal y tono de voz de los participantes utilizado durante las reuniones. Estas herramientas tienen el potencial de proporcionar “insights” valiosos sobre el estado de ánimo general de los participantes, identificando posibles tensiones o áreas de preocupación. Sin embargo, este avance tecnológico plantea desafíos significativos tanto para organizadores como para participantes. La utilización de estas aplicaciones, si no se gestiona adecuadamente, puede generar malestar entre aquellos conscientes de ser monitoreados, incluso llegando a invadir su espacio personal. Este dilema subraya la importancia de encontrar un equilibrio cuidadoso entre la implementación de tecnología avanzada y el respeto a la privacidad, con el riesgo de que un uso indiscriminado afecte la percepción global de un evento.
Entre la Innovación y la Invasión
En medio del avance de la Inteligencia Artificial, una de las inquietudes que más destaca es la amenaza a la privacidad individual. La Organización de las Naciones Unidas subraya la invasión a los derechos humanos como una de sus mayores preocupaciones respecto al uso de la IA, señalando los potenciales efectos nocivos de sistemas alimentados por grandes bases de datos. Estos sistemas, aunque pueden ser positivos, corren el riesgo de basar predicciones en información deficiente y discriminatoria acumulada durante su desarrollo, según la interacción humana.
En respuesta a este desafío ético, la Unión Europea ha liderado la iniciativa con la Ley de Inteligencia Artificial (AI ACT) desde el 2021, buscando establecer un marco normativo común para la IA en todos los sectores, con la excepción del ámbito militar. Esta acción normativa refleja una creciente conciencia global sobre la necesidad de regular y limitar las propuestas de las empresas que comercializan sistemas de IA. En este contexto, aunque la IA aporta eficiencia en la industria de los eventos, la cual es administrada por personas y para las personas, es imperativo que, más allá de regulaciones externas, se anticipe el profesionalismo y la ética al manipular información confidencial de los participantes, patrocinadores, colaboradores y otros actores en la realización de eventos.
El “Meeting Planner” de Hoy, ¿Una Especie en Extinción ante la Revolución Tecnológica?
En el marco de este análisis, el paralelismo con las revoluciones industriales anteriores destaca la recurrente transformación laboral impulsada por avances tecnológicos. Al igual que la mecanización y la producción en masa reconfiguraron el panorama laboral en las Revoluciones Industriales pasadas, la actual expansión de la IA presenta un escenario donde ciertos puestos, especialmente aquellos con funciones mecánicas, se ven amenazados.
La referencia a la estimación del Fondo Monetario Internacional (FMI) de que el 40% de los empleos globales podrían enfrentar impactos sustanciales enfatiza la amplitud de este cambio y destaca la necesidad de examinar cómo afectará este fenómeno a los roles encargados de los organizadores de eventos presenciales. En este contexto, se vuelve esencial explorar cómo los organizadores se adaptarán a esta nueva realidad, aprovechando la eficiencia tecnológica sin perder la esencia y la calidad humana en la ejecución de reuniones cara a cara.
En medio de la acelerada revolución tecnológica, el papel del organizador de reuniones se encuentra en un punto de inflexión, cuestionando su supervivencia en un paisaje dominado por la Inteligencia Artificial. La automatización y la eficiencia mejorada han generado inquietudes sobre la eventual desaparición del organizador de eventos que conocemos hoy.
La digitalización y la implementación de herramientas avanzadas de IA han transformado radicalmente la forma en que se planifican y ejecutan los eventos. Desde la gestión de tareas administrativas hasta la personalización de la experiencia del asistente, la tecnología ha demostrado ser una fuerza disruptiva. La pregunta esencial surge: ¿puede el organizador de eventos tradicional adaptarse a este cambio de juego o enfrenta la amenaza real de convertirse en una especie en extinción?
Aunque la tecnología puede agilizar numerosos aspectos del proceso de organización, la esencia humana de las interacciones, la creatividad, y la capacidad de anticiparse a las necesidades de los participantes son atributos que la IA aún lucha por replicar. La clave para la supervivencia del organizador de eventos radica en la capacidad de fusionar habilidades humanas con las ventajas tecnológicas, creando así una simbiosis que potencie la eficiencia sin perder la esencia única y personalizada que solo un profesional humano puede aportar. En este contexto, la reinvención y adaptabilidad se vuelven imperativos para el organizador de hoy, ofreciendo no solo la orquestación eficiente de eventos, sino también una visión estratégica que la tecnología por sí sola no puede igualar.
La pregunta persiste, ¿será este cambio de juego una amenaza o una oportunidad para la evolución del organizador de eventos en la era de la revolución tecnológica?
Walter Méndez R. CEO de ATP® Meetings, Consultor Internacional y Conferencista con más de 30 años de Experiencia en la Gestión de Empresas de Servicios, Mercadeo y Gestor de Proyectos. Especialista en Análisis de Datos y Desarrollo de Nuevas Tecnologías.