Al iniciar el 2020 nunca imaginaríamos cuán diferente se tornaría la vida de las personas; el simple hecho de reunirse por motivos familiares, mantener una reunión con amigos en un café o asistir a eventos de capacitación fueron actividades que desaparecieron de la noche a la mañana. Sin embargo, la recomendación de cancelar o postergar los eventos en ese momento por parte de las organizaciones de salud, fue una medida preventiva mientras se tomaba control de la situación y se evitaba la propagación del SARS CoV-2 a gran escala.

Es importante aclarar que el acto de reunirse como tal no implica riesgo sí se toman las medidas necesarias para evitar el contagio no sólo del COVID-19, sino de cualquier otra infección de tipo viral.  La Organización Mundial de la Salud (OMS) y los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades de los Estados Unidos (CDC) coinciden en que los eventos controlados pueden llevarse a cabo; esto siempre y cuando se eviten las aglomeraciones, se apliquen los protocolos de bioseguridad, se utilicen espacios amplios que permitan mantener el distanciamiento entre los asistentes, y las salas cuenten con la suficiente ventilación, o se opte por los espacios al aire libre sí la actividad así lo permite.

Evitar que los seres humanos interactúen físicamente es casi imposible; confinar y aislar debería ser una medida preventiva a corto plazo mientras se gana tiempo para reorganizar los recursos disponibles del estado, y para evitar un colapso en los sistemas de salud. Diferentes estudios indican que los periodos largos de aislamiento tienen efectos negativos, tanto en la salud mental y física de las personas, así como en la economía de los países.

¿Son las reuniones la principal causa de la enfermedad por COVID-19? Técnicamente no lo son, quizás algunas personas han hecho una lectura incorrecta de los mensajes emitidos por las autoridades de salud. Las reuniones controladas y bajo la supervisión de profesionales pueden llevarse a cabo y ser tan seguras, sí éstas mantienen controles estrictos como los recomendados por la OMS.

Recientemente la Universidad de Ohio publicó un estudio titulado “Evidencia con base científica para llevar a cabo reuniones y eventos profesionales saludables”, concluyendo que los eventos de carácter empresarial, social o educativo pueden ser espacios seguros, siempre que se apliquen las medidas necesarias con el fin de mitigar los factores de riesgo de contagio que pudieran presentarse.

Ciertamente, el alto tráfico y la mezcla de personas en un evento representan un riesgo de propagación de gérmenes, pero este puede ser mitigado a través de entornos controlados.  Algunas medidas a considerar incluyen entre otras: limitar la cantidad de asistentes, utilizar cubiertas faciales, promover el lavado constante de manos, atender los protocolos al momento de estornudar o toser, mantener el distanciamiento físico, limpiar las superficies frecuentemente, ofrecer el servicio de alimentos y bebidas con una manipulación controlada, y llevar a cabo las actividades en espacios abiertos o con suficiente ventilación.

¿Cómo mitigar el riesgo durante el evento para evitar la diseminación del SARS CoV-2? Independientemente del tipo de actividad, ya sea esta una conferencia, una reunión empresarial, una actividad académica, o inclusive un evento familiar; la primera acción para mitigar el riesgo es crear conciencia entre los posibles asistentes.  Pudiera suceder que los interesados desconozcan su rol en la diseminación de una enfermedad transmisible, o minimicen los hechos por el interés de participar en la actividad; en ambos casos, la falta de conciencia podría generar un verdadero caos sanitario; así que el factor conciencia es la principal arma para combatir la propagación de este virus.

Previo a la realización del evento se debe realizar una fuerte campaña de comunicación entre los asistentes que esté dirigida a crear conciencia social, además de tomar otras medidas que posteriormente explicaremos.  Las personas tienen que saber que deberán abstenerse de participar del evento y autoaislarse según dictan las recomendaciones emitidas por la OMS, si conocen que han tenido exposición al virus, o si presentan síntomas tales como malestar general, dolor de cabeza, tos, dificultad para respirar, vómitos, diarrea, pérdida del olfato, pérdida del gusto, y/o presentan fiebre mayor a 37.5 ºC (99.5 ºF).  Los asistentes a la reunión no deben asumir que estos síntomas se deban a una gripe estacional, hasta tanto no tengan una prueba de laboratorio que así lo certifique.

¿Qué sucede con las personas asintomáticas? Aún cuando una persona no presente síntomas, ésta será parte de la cadena de transmisión mientras sea portadora del virus.  Diferentes estudios indican que cerca del 40-45% de la gente infectada por el SARS-CoV-2 es asintomática.  Estos transmisores silenciosos portan una carga viral igual de alta que la de personas enfermas sintomáticas. Una acción que permitirá mitigar el riesgo de diseminación del virus es solicitar una prueba RT-PCR, que es la prueba adecuada para detectar la presencia del virus en una persona que no tiene síntomas.

¿La mascarilla o cubierta facial debe ser obligatoria en eventos o reuniones? El uso adecuado de las mascarillas ha demostrado (según un estudio publicado por el “Health Affairs”) una desaceleración en la tasa de crecimiento diario de casos de COVID-19. La cubierta facial es un elemento bloqueador de estas finas gotitas respiratorias que transmiten el virus; por lo tanto, es recomendable que todo organizador solicite a los asistentes portar la mascarilla como una medida para mantener la buena salud de los participantes.

Aún cuando la OMS y los CDC indican el uso no obligatorio de la mascarilla en aquellas personas ya vacunadas; en los eventos la mascarilla o cubierta facial es un elemento indispensable para reducir el riesgo de contagio, especialmente cuando no se conoce con exactitud la condición de salud de los asistentes.  Debe considerarse que en los eventos se cuenta con poblaciones muy variadas; es decir, habrá participantes sin vacunar, otros portadores del virus sin síntomas, personas que forman parte del grupo de alto riesgo, y personas inmunizadas porque fueron vacunadas o porque ya tuvieron la enfermedad.

¿Qué tan efectivo es el distanciamiento en un evento? El distanciamiento físico es efectivo cuando se complementa con otra serie de prácticas en el sitio. Es decir, para que el distanciamiento sea efectivo es necesario contar con el espacio adecuado, incluyendo una buena ventilación, con sistemas de aire acondicionado filtrado, salas con las dimensiones adecuadas o el uso de espacios al aire libre, de modo que las personas puedan no sólo sentarse a una distancia de 2 metros (6 pies), sino que puedan interactuar ya sea en los momentos de tomar los alimentos o momentos de Networking.  Además, prácticas como la desinfección constante de superficies, el lavado de manos de los asistentes, mantener los protocolos recomendados para toser o estornudar, evitar los abrazos y estrechar las manos son acciones que sin duda reducen la posibilidad de propagar el virus.

El distanciamiento también requiere de un esfuerzo consciente e individual de los participantes, apoyando a la organización en el cumplimiento de los protocolos y de las normas que se establezcan como medidas para mantener la salud dentro del evento. Las reuniones pequeñas que se realizan en casas quizás puedan ser más vulnerables y generar un mayor nivel de contagio, que aquellas que se realizan en salas y están controladas por profesionales en eventos. En resumen, se deben seguir las recomendaciones de la OMS, así como los lineamientos del experto en reuniones que vigila la actividad para que ésta sea segura.

¿Qué tan recomendable es la práctica del “Screening” en los eventos? El screening es una estrategia aplicada para detectar personas con síntomas de COVID-19; sin embargo, dejar por fuera o excluir a cierto grupo de participantes, puede resultar discriminatorio. El organizador puede proponer diferentes opciones para garantizar que los asistentes sean evaluados y reducir el riesgo para que el evento no se convierta en un foco de infección.  Existen métodos para verificar que el participante esté libre de la enfermedad, entre ellos, las pruebas de COVID-19, el certificado de vacunación o bien los cuestionarios de síntomas.

Una práctica que se ha vuelto muy común al momento de ingresar a un lugar es la toma de la temperatura; sin embargo, es importante señalar que su eficacia no está respaldada en la literatura; además debe considerarse el tipo de equipo que se esté utilizando, su calibración, e incluso las condiciones en las que se presenta el individuo al momento de tomar su temperatura.  Para ello, es necesario que el organizador opte por otros recursos considerando la eficacia limitada de la detección de temperatura, como lo es el desalentar la participación de aquellas personas que presentan algún síntoma de COVID-19, o que estén dentro de un grupo de alto riesgo.

Nuevamente, es necesario crear conciencia social en aquellas personas que aún no están inmunizadas, que podrían ser portadores asintomáticos, o bien expuestas al virus en proceso de incubación. Los eventos son actividades recurrentes, por lo tanto, las personas deben estar conscientes que la salud es lo primero y que una actividad social o educativa podrá repetirse en cualquier otro momento.

¿Se pueden llevar a cabo eventos o reuniones durante la pandemia? Es evidente que las reuniones de una u otra forma no han desaparecido del todo.  Hay cientos de eventos que acontecen diariamente alrededor del mundo, pero bajo condiciones diferentes a las que prevalecían antes de la pandemia.  Algunas organizaciones, asociaciones, empresas y gobiernos están retornando nuevamente a los eventos presenciales de forma controlada, conducidas ahora por profesionales que cuentan con la capacitación y el apoyo de expertos de la salud, es decir, los eventos se están llevando a cabo, pero de forma más segura, mitigando el riesgo al cumplir con los protocolos establecidos por la OMS, CDC y las autoridades de salud locales.

Un evento controlado conlleva una extensa planificación, con un alto grado de comunicación y una estrecha relación de trabajo entre patrocinadores, proveedores y asistentes. Es importante mencionar que los eventos deberán ejecutarse siempre y cuando la legislación local permita los eventos o la congregación de personas. En algunos países reunirse está permitido siempre y cuando los grupos sean reducidos y respetando los protocolos impuestos por las autoridades de salud local.

¿Pueden las nuevas variantes afectar la realización de futuros eventos? Algunos expertos indican que COVID-19 será tan duradero como lo fue la Fiebre Española de 1918, y que deberemos aprender a coexistir con el virus, ya que posiblemente nunca alcanzaremos la inmunidad de rebaño.  En algunos países ya han ingresado nuevas variantes del virus, haciendo que autoridades de salud y gobiernos promuevan nuevamente cierres y confinamientos intermitentes, que crean más incertidumbre para el futuro.  Sin embargo, si de algo debemos estar seguros es de que este virus estará con nosotros por mucho tiempo y con la aparición de mutaciones constantes.  Ante este panorama, es necesario continuar adelante retomando nuestro quehacer diario, prestar atención a las nuevas variantes y sus síntomas con el objetivo de planificar eventos que mitiguen los riesgos, evitando actividades multitudinarias, favoreciendo los entornos recomendados que promuevan un ambiente saludable.

En conclusión, las personas no podrán estar aisladas de sus semejantes por periodos muy prolongados, ya que siendo seres sociales necesitan estar en movimiento constante e interactuando unos con otros.  Las reuniones ofrecen las condiciones necesarias para el desarrollo y crecimiento del ser humano, por lo tanto, aun en momentos críticos de pandemia, las personas buscarán la forma de reunirse cara a cara de una u otra manera.

Crear eventos seguros requiere de una compleja planificación, guiada por un equipo de profesionales que consideren todos los riesgos posibles, y cómo estos riesgos deben de ser mitigados para evitar que la actividad se convierta en un foco de diseminación.

Las reuniones y eventos controlados pueden ser muy seguros sí se siguen atentamente las recomendaciones emitidas por las diferentes autoridades de salud. Adicionalmente, el profesional en eventos puede establecer otros controles según sus necesidades, pero estos no deben caer en procesos sin sentido que tiendan a generar fatiga entre los asistentes. 

Existen formas seguras de evadir el contagio durante las reuniones como lo son: el uso de la mascarilla, el distanciamiento, evitar reuniones en salas pequeñas y poco ventiladas, el constante lavado de manos, evadir los abrazos y los choques de manos, y una buena sanitización del lugar. Esto hará que la actividad sea más segura, y que se pueda reducir de forma significativa la posibilidad del contagio en el sitio.

Finalmente, el principal riesgo que se presenta en los eventos actuales es la falta de conciencia social, actitud que en la mayoría de los casos está fuera de control del responsable del evento. Por lo tanto, el organizador debe fortalecer esa conciencia social con mensajes claros y motivadores, en aras de proteger a las personas sanas, desmotivando la participación de aquellos que han estado expuestos al virus y que pudieran ser asintomáticas, así como aquellas personas que pertenezcan a grupos de alto riesgo; de esta forma el evento podrá catalogarse como una actividad segura. 

Walter Méndez R. es Director General de ATP® Meetings, una empresa especializada en la Gestión Profesional de Congresos y Reuniones – Event Project Management Co. -, además de ser consultor internacional, conferencista y escritor de artículos relacionados con la industria de las reuniones, gestión de proyectos, mercadeo y comunicación.