Hoy más que nunca, en el marco de la pandemia los organizadores de eventos deben contar con planes para la protección y buena salud de los asistentes.
Las reuniones solo podrán volver cuando las personas se sientan lo suficientemente cómodas y seguras como para asistir a un evento. La situación actual exige que los organizadores de eventos deban tener Planes de Seguridad Sanitaria (PSS) actualizados, de modo que permitan a los participantes (incluidos, el personal de apoyo, patrocinadores, conferencistas y proveedores) retomar la confianza para regresar a los eventos presenciales.
La industria de las reuniones se enfrente en su propia crisis de inseguridad de la salud, es decir, no puede esperar llevar a cabo una reunión si los asistentes temen por su salud, por lo tanto, el PSS es esencial y deben comenzar a escribirse desde el momento de la planificación del evento. Es necesario que el organizador interiorice que todo evento presenta una serie de riesgos, entre ellos, los que están relacionados con la salud de las personas, incluido el nuevo coronavirus SARS-CoV-2 (COVID-19).
Todo evento es único, por lo tanto, el PSS debe ser desarrollado examinando el tipo de evento, la duración y el lugar donde se llevará a cabo. Este debe estar en concordancia con los protocolos y lineamientos definidos por las autoridades de salud; además, debe establecer claramente los pasos a seguir para proteger la salud de cada parte involucrada en la reunión. Eso incluye un enfoque integral para prevenir la propagación de COVID-19 en el evento, detectar cuándo los asistentes están enfermos y poder responder y manejar rápidamente un brote en caso de que ocurra. Entonces, el PSS realmente se basa en tres elementos: prevención, detección y respuesta.
La recuperación de la industria dependerá no solo por la reapertura de los establecimientos o el cumplimiento estricto de los protocolos de salud, sino de la participación de las personas. Lograr esa participación como era antes del COVID-19 va a requerir implementar acciones antes, durante y después del evento.
Las medidas de prevención deben de entenderse como aquellas acciones que se están llevando a cabo para prevenir el contagio del virus durante la reunión o evento, por ejemplo, enviar comunicaciones a los asistentes con información sobre su actuar durante la reunión, protocolos de salud, alentar los descansos frecuentes para lavarse las manos, procesos de desinfección de superficies.
Otras acciones que se pueden considerar, es la capacidad de ofrecer equipo de protección personal (máscaras y guantes). Establecer los protocolos para su correcto uso y obligatoriedad durante la permanencia dentro de la sede.
Nuevas medidas preventivas están surgiendo a causa del COVID-19, entre ellas, un mayor control de la salud del personal de apoyo del evento; y en el caso de los asistentes, una mayor rigurosidad al momento de ingresar a un recinto, es decir acciones como: la toma de temperatura, obligatoriedad en el protocolo del lavado de manos, toz y estornudo, y saludo. Los organizadores deberán contar con áreas de aislamiento en caso de que un participante del evento presente síntomas en una vez ingresado en el recinto.
Estamos en una situación antes nunca experimentada por los organizadores de eventos, por lo tanto, pareciera que existe un sin número de recomendaciones pero que aún no se sabe qué camino tomar para llevar a cabo un evento seguro. Esta preocupación puede ser reducida, sí en organizador planifica su trabajo informándose de fuentes seguras y confiables, como: la Organización Mundial de la Salud, las agencias u oficinas gubernamentales de salud locales, la CDC, u otras instituciones como universidades o centros medicos especializados como Johns Hopkins que se especializan en investigación y seguimiento del COVID-19.
¡Demostrar a los asistentes que se han tomado todas las previsiones necesarias para recibirle sin que su salud se vea afectada, será un gran reto!