Sí estas organizando un evento que incluya invitados provenientes de la Unión Europea u otras naciones donde aplica la protección de datos, es mejor hacer un alto en el camino y revisar cuidadosamente las nuevas prácticas que aplican en este 2023.
Aun cuando el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) entró en vigencia desde el 25 de mayo de 2018, muchas organizaciones se han escapado de cumplir con esta estricta normativa que pretende establecer cómo los organizadores (en este caso, de eventos) deben recopilar, almacenar y procesar los datos sobre los ciudadanos de la Unión Europea; además, se deberá considerar aquellos asistentes provenientes de los Estados Unidos de América propiamente de los Estados de California, Colorado, Connecticut y Utah donde también ahora cuentan con reglamentos similares a los de la Unión Europea.
Ahora bien, no solo existe el GDPR que protege a los miembros de su comunidad, también países como Canadá, Israel, Kenia, Japón, Brasil, Uruguay, Suiza, Andorra, las Islas Feroe, Guernsey, la Isla de Man, Jersey y Argentina cuentan con sus propias normativas y que aplican para esos nacionales aun cuando estén fuera de su territorio.
Cada vez más la tendencia por parte de los países es la de proteger la privacidad de datos de sus nacionales e incluso de unificar sus regulaciones en forma estandarizada con las ya existentes, por lo tanto, es el momento como organizadores de eventos revisar y empezar a aplicar estas normativas, de esta forma, no solo estarán cumpliendo con los estándares, sino que los asistentes agradecerán saber que sus datos están protegidos y están recibiendo un buen manejo por parte de su organización.
Dentro de los aspectos más importantes a considerar al momento de manejar la privacidad de datos de sus invitados, están:
- Minimizar los datos: reduzca la cantidad de datos de los asistentes que almacena y asegúrese de no conservarlos más tiempo del necesario.
- Seguridad: Asegúrese de que los datos se almacenen de forma segura.
- Aviso de uso de datos: Informe a los asistentes cómo se usará y compartirá su información.
- Derechos del consumidor: dé a los asistentes control sobre cómo se usa y comparte su información.
- Términos contractuales: establecer expectativas a través de contratos sobre las obligaciones de los proveedores en torno a la información personal.
Walter Méndez R. es Director General de ATP® Meetings, una empresa especializada en la Gestión Profesional de Congresos y Reuniones – Event Project Management Co. -, además de ser consultar internacional, conferencista y escritor de artículos relacionados con la industria de las reuniones, gestión de proyectos, mercadeo y comunicación.