Recientemente algunos clientes me han consultado sobre la modalidad de los eventos virtuales, sus características, las mejores plataformas en el mercado, y la pregunta del millón… ¿debo cobrar por un evento virtual?

Después de considerar que han sido varias veces una misma consulta, he decidido escribir este post e ir aclarando algunos aspectos relevantes, que le permitirá a usted o cualquier interesado en el tema reflexionar e ir construyendo sus propias estrategias al momento de realizar un evento virtual.

Lo primero por mencionar es, que un evento virtual no difiere en nada de uno presencial, ambos conllevan el mismo tiempo de planificación, suponen riegos similares, requieren de tecnología y recursos para su ejecución, se debe administrar proveedores, ser promocionados y llevar a cabo el proceso del registro de los asistentes, en fin, podríamos seguir enumerando cientos de actividades y tareas propias de la gestión de los eventos.

Entonces aquí nace una nueva pregunta, ¿en qué radica la diferencia entre un evento virtual y uno presencial? La respuesta es simple... en el espacio donde estos se llevan a cabo. En el evento presencial, el participante se traslada a un recinto o una sala de reunión, mientras que en el evento virtual el asistente debe ingresar a un enlace y conectarse al evento.

Quizás esta es una descripción muy simple y abreviada, pues hemos dejado de lado una serie de detalles que ocurren en la realización de cualquiera de las dos versiones en mención, sin embargo, el punto que aquí nos atrae es el cobro, es decir: ¿cuánto? y ¿por qué?

Antes de dar respuesta a estas dos interrogantes debemos regresar al año 2020, indicando que la llegada de la pandemia tomó por sorpresa a miles de organizadores que tenían eventos ya programados, muchos de ellos con años de planificación y preparativos, incluidos grandes y pequeños eventos; estos debieron ser cancelados por las restricciones impuestas por las diferentes autoridades, el cierre de fronteras y aeropuertos, la no operatividad de hoteles o recintos. Gracias a la pericia y una rápida respuesta de los organizadores, los eventos pasaron a convertirse en actividades virtuales, y en apoyo a los participantes el cobro o inscripción fue eliminado, producto de la debacle económica que generó esta pandemia, especialmente en el ingreso que cientos de personas dejaron de percibir por reducción de jornadas laborales e incluso el cese laboral que sufrieron miles de trabajadores alrededor del mundo.

Ahora es tiempo de tomar las riendas y regresar por el camino que veníamos. Es decir, los eventos virtuales tienen un costo, por lo tanto, dependiendo del tipo de evento, y a esto me refiero: un congreso, una feria, un programa de capacitación, un concierto o cualquier actividad que en el pasado tenía costo para su participación, en este momento debería mantenerlo.

Los eventos gratuitos eran una necesidad para algunos programas que tuvieron que convertirse en virtuales en el 2020, pero les puedo asegurar que este modelo de negocio no es sostenible en el tiempo, e incluso podría hasta disminuir el valor percibido en el futuro próximo cuando estos vuelvan a realizarse de forma presencial. Ahora bien, debe considerarse que algunos eventos que tienen relación con lanzamiento de productos, de tipo promocional o por invitación seguirán sin tener costo para el invitado.

Por otra parte, se debe considerar la experiencia que las personas se llevan de los eventos, ciertamente los tiempos y cantidad de actividades varían de un formato a otro, es decir, mientras en un evento presencial tenemos al público cautivo hasta por ocho horas, ofreciéndoles una variedad de charlas, talleres, actividades de socialización, entre otras, en el formato virtual ese tiempo no sobrepasa las dos horas.

Por lo anterior, es necesario que la fijación de precios en eventos virtuales esté basada en la experiencia del participante, el conocimiento que va a adquirir, o la posibilidad de interactuar con símiles de su industria o profesión. Tome en cuenta que el precio no pude ser como si se tratase de un reemplazo y mucho menos valioso que en un evento en cara a cara; recuerda... los eventos presenciales y virtuales difieren en sus objetivos y alcance.

También es momento de pensar y poner precio al contenido sobre demanda “On-demand”. Los eventos transmitidos en vivo generan un sentimiento de urgencia e intimidad, pero existe un mercado secundario que busca contenido a pedido y a la carta, el cual no debe pasarse por alto. El contenido archivado no requiere de una inversión muy alta, y este puede estar dispuesto al público una vez expirado el tiempo para que los participantes que han pagado hayan disfrutado una y otra vez ese material. Una estrategia que puede ser de su utilidad es disponer de paquetes de una sesión o un resumen con las conferencias de mayor aceptación a disposición de una audiencia más amplia.

A manera de conclusión, debo indicar que los eventos virtuales llegaron para quedarse, siempre serán un medio alternativo que tienen las personas para estar al tanto de lo que sucede en su industria o profesión sin tener que moverse de la comodidad de su casa u oficina. Los eventos virtuales conllevan un proceso de planificación y ejecución repleto de actividades y tareas, asi como el uso de recursos, mismos que tienen costo y que deberán ser cubiertos ya sea con recursos propios de la organización ejecutora, por patrocinadores o por el participante. De cualquier forma, es bueno considerar que al menos una porción de ese costo este cubierto por el participante, los eventos gratuitos no siempre son la mejor opción, posiblemente se atraiga un mayor número de participantes, lo cual no significa el éxito del evento.

Generalmente recomiendo a mis clientes cobrar por la entrada al evento, esto hará que el participante valore aún más el contenido, sienta el evento como algo suyo, participe de forma activa y obtenga una buena experiencia, de esta forma su participación estará segura en nuevas ediciones, sean estas, virtuales o presenciales.

Walter Méndez R. es Director General de ATP® Meetings, una empresa especializada en la Gestión Profesional de Congresos y Reuniones – Event Project Management Co. -, además de ser consultar internacional, conferencista y escritor de artículos relacionados con la industria de las reuniones, proyectos, mercadeo y comunicación.