Es claro que el COVID-19 impuso un alto repentino a los congresos y reuniones generados por las asociaciones internacionales, sin embargo, es necesario mencionar que estas organizaciones ya habían emprendido algunos cambios en el tipo y organización de sus eventos, siendo quizás el más evidente, la regionalización o partición en grupos más pequeños debido a los altos costos de producción de los grandes eventos.
Las reuniones relacionadas con el mercado asociativo han sido el principal objetivo de las Organizaciones de Gestión de Destinos (DMO) y/o las Oficinas de Convenciones (CVB) para capturar los grandes congresos, por el alto número de participantes que éstos atraen.
En el pasado la lucha por postular y captar un evento de una asociación internacional ha sido todo un juego de fuerzas, por un lado, para el destino ganar el congreso significaba una fuente de ingresos garantizada y un flujo de efectivo para el encadenamiento local (hoteles, restaurantes, taxis, etc.), así mismo, la oportunidad de hacer alarde de su experiencia en el escenario mundial. Por otro lado, las asociaciones presumían el tamaño de sus reuniones y el crecimiento que año con año alcanzaban con la participación de delegados internacionales, lo cual ha sido uno de los parámetros de medición de las DMO y CVB.
Es posible que una vez se vaya dando gradualmente la apertura de las reuniones y congresos de forma presencial estas muestren algunas variaciones. Lo que antes quizás no era tan aceptable, por ejemplo, tener la presencia virtual de conferencistas, solamente en casos muy excepcionales o cuando se trataba de figuras públicas que por diferentes razones no se podían desplazar hasta la sede del evento, ahora pasará a ser una práctica más común de lo que pensamos. Las nuevas tecnologías han demostrado en el lapso del confinamiento que las personas se han mantenido comunicadas por medios tecnológicos virtuales.
Después de conversar con algunos directivos de asociaciones hemos encontrado que su opinión acerca de la inclusión de medios virtuales va a ser necesaria, sin embargo, esto no significa desaparecer la presencialidad, pues en los eventos cara a cara, tanto el aprendizaje como el relacionamiento se facilitan, aumenta el interés en los procesos de negociación y por el simple hecho de ser seres sociales, los eventos presenciales seguirán siendo su principal objetivo.
Si bien es cierto algunas de las asociaciones internacionales de gran tamaño ya habían tomado la decisión de dividir sus eventos antes de la pandemia en “multi-hubs”, es decir, crear eventos más pequeños en forma presencial en determinadas regiones y que éstas alimenten el evento principal; post pandemia, será una práctica más generalizada, ya que los eventos multi-hubs evitan los largos desplazamientos, los delegados estarán más cerca de sus ciudades de origen facilitando un rápido retorno a casa, promueven una mayor participación local y sobre todo, y mientras no exista una vacuna contra el COVID-19 o una inmunización rebaño, para evitar definitivamente las aglomeraciones de participantes producto de estos grandes eventos.
Quizás desde mi perspectiva, esta es una buena noticia para los DMO y CVB ya que los destinos tendrán más oportunidad de apostar por la atracción de eventos, si bien es cierto, más pequeños, pero que garantizan un flujo de visitantes nada despreciable para la economía local, y sobre todo por el valor intelectual que fomenta la capacitación e incremento del conocimiento para su comunidad y otros destinos de proximidad.
Este argumento nos lleva a analizar un poco los resultados estadísticos de ICCA que indican según sus bases de datos, que casi el 65% de los congresos rotativos atraen máximo 250 delegados o menos. El 7% solamente atraen 1000 delegados, mientras que el 1.3% atraen 3000 o más delegados. Es claro que los eventos pequeños por ahora serán el atractivo principal de los DMO, especialmente por los próximos años mientras volvemos a la famosa normalidad.
Aquí también entrará en juego la pericia tanto de los gestores como de los organizadores para implementar los eventos híbridos; posiblemente durante los próximos dos años post pandemia, las regulaciones sanitarias impedirán la realización de eventos masivos, además mientras se da el proceso de reapertura de fronteras, las líneas aéreas aumenten las frecuencias, las políticas de las empresas sobre los viajes esenciales cambien y los participantes ganan confianza y desaparezca el “miedo” a viajar, será necesario apuntar a eventos más pequeños (local o internacional) en forma presencial y la participación de delegados de manera virtual.
Debemos de apuntar que muchos de los eventos programados para el año 2020 fueron postpuestos para el año 2021 bajo la modalidad cien por ciento virtual, algunos de ellos aun valoran retornar bajo la modalidad de eventos híbridos con una participación máxima entre 100 y 200 delegados en forma presencial y un buen número de participantes virtuales.
¿Y qué nos espera en el futuro próximo? Las asociaciones internacionales continúan de forma proactiva en la realización de sus eventos, muchas de ellas valoran el conocimiento con la principal razón de ser de sus organizaciones, por lo tanto, la reuniones y congresos ya sean virtuales o híbridos siguen adelante. Para los DMO y CVB esta es una gran oportunidad para postular y captar eventos especialmente aquellos de pequeño tamaño y que ahora forman parte de los multi-hubs que las asociaciones internacionales buscan establecer para llevar el conocimiento a sus asociados. Los destinos se volverán más atractivos no solo por su capacidad de atraer los congresos basados en cantidad y capacidad de los “venues”, sino por la capacidad que han tenido para manejar la pandemia localmente, los protocolos y normas de bioseguridad que rigen en la atención de sus visitantes, la relación y facilidad para los delegados que provengan de destinos de proximidad, el valor intelectual que una ciudad puede agregar al evento y la participación activa de universidades e instituciones de I+D (investigación y desarrollo).
A manera de conclusión, podemos indicar que las nuevas reuniones y congresos post COVID-19 serán reuniones de menor tamaño, localizadas en destinos o ciudades que cumplen con una serie de requisitos que serán exigidos tanto por las asociaciones internacionales, así como por las autoridades locales de salud, de modo que se conserve la seguridad de los participantes y de sus locales. Los eventos híbridos serán la nueva realidad, ya que este formato permitirá una mayor participación de delegados. La nueva realidad será una mayor participación de nuevos destinos en la organización de reuniones y congresos, dejando de lado y casi extinguiendo por completo al turismo de reuniones en masa. Las asociaciones internacionales ahora pensarán de manera mas estratégica, el concepto de tamaño y cantidad de delegados será cosa del pasado, ahora la participación será una decisión de sus afiliados de participar en forma física o virtual.
Walter Méndez R. es Director General de ATP® Meetings, una empresa especializada en la Gestión Profesional de Congresos y Reuniones – Event Project Management Co. -, además de ser consultar internacional, conferencista y escritor de artículos relacionados con la industria de las reuniones, proyectos, mercadeo y comunicación.